Le contrôle URSSAF fait peur à beaucoup d’entreprises. Or, souvent, il y a méconnaissance de ce moment tant redouté. Vous n’avez rien à craindre de cette formalité administrative si vous n’avez rien à vous reprocher et si vous avez préparé et anticipé le contrôle. Dans ce but, la meilleure chose à faire est de tenir votre comptabilité en continu dans les règles de l’art.
Qu’est-ce qu’un contrôle de l’URSSAF ?
L’URSSAF signifie Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. Sa mission, donnée par l’État, est de recueillir les cotisations sociales des entreprises afin que la Sécurité Sociale puisse marcher de façon optimale.
Le contrôle URSSAF intègre différentes vérifications. Sa finalité est de vérifier si l’entreprise en question a bien réglé ses cotisations sociales. S’il y a des erreurs de paiement (volontaires ou non), une rectification des cotisations dues est demandée.
Pour quelles raisons peut-on faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF ?
Un contrôle URSSAF peut survenir à n’importe quel instant de l’activité, et concerne la durée sur les trois dernières années civiles, correspondant au temps de prescription des cotisations et contributions sociales. Par conséquent, il peut y avoir un contrôle tous les trois ans.
Une entreprise en âge et avec un CA conséquent a plus de chances de se faire contrôler. Si le contrôle fiscal se restreint aux impôts et aux taxes, le contrôle URSSAF s’attarde pour sa part sur la régularité des règlements des cotisations sociales. Si ces derniers n’ont pas été tous effectués, des rectifications ont eu lieu.
Un tel contrôle ne veut pas dire que l’entreprise en question est soupçonnée de mensonges, d’irrégularités ou a été la cible d’une dénonciation.
Aspects amenant à un contrôle URSSAF
Voici les aspects pouvant engendrer ce genre de contrôles :
- Des incohérences ont été dénichées dans les déclarations de l’employeur, ce qui engendre des vérifications.
- Un client de l’entreprise orientée B2B (pratique commerciale des entreprises qui se caractérise par la vente des produits ou services à des acheteurs potentiels) a connu un contrôle. Pour comparer les informations, l’organisme peut demander un contrôle.
- L’entreprise a connu un redressement fiscal. Ce contexte peut amener à vérifier les déclarations sociales.
- Une entreprise ou un micro-entrepreneur est accusé de travail dissimulé par les agents de contrôle URSSAF.
- Après avoir été dénoncé par la concurrence ou un employé auprès des inspecteurs de contrôle URSSAF.
Point important : Ne confondez pas le contrôle fiscal (où l’on regarde seulement les impôts et taxes) et celui de l’URSSAF (où l’on s’attarde sur les cotisations sociales).
Comment se déroule un contrôle de l’URSSAF ?
Un tel contrôle dans une société ou pour un micro-entrepreneur s’effectue de façon suivante, en cinq phases :
I. Cela commence par un échange avec l’inspecteur, qui a pour finalité de présenter la démarche et les étapes du contrôle. Vous pourrez parler de votre entreprise et de son fonctionnement.
II. Les documents et fichiers demandés pour le contrôle offrent la possibilité à l’inspecteur d’en savoir plus sur votre activité. Ce dernier vérifie la cohérence avec les déclarations données à l’URSSAF. Après ces échanges, l’inspecteur contrôle les déclarations effectuées. Des éléments justificatifs sont souvent nécessaires.
III. Une fois les vérifications effectuées, l’inspecteur demande un entretien de restitution (nommé également entretien de fin des investigations) dans le but de dévoiler ses conclusions et constats et la possible suite des évènements. C’est ici que vous pourrez parler d’éventuelles difficultés lors de vos déclarations et/ou de votre méconnaissance des règles du micro-entrepreneur.
IV. Après cet entretien de restitution, l’inspecteur écrit une lettre d’observations abordant ses constats et effectuant un rappel, si nécessaire, de la législation en vigueur.
V. Une fois la période contradictoire terminée, l’Urssaf vous envoie :
- S’il y a des observations pour le futur : une décision administrative ;
- S’il y a des sommes à régler à l’Urssaf : une mise en demeure qui dévoile les montants à payer ;
- Et enfin, s’il y a un solde créditeur (c’est l’organisme qui vous doit de l’argent), une notification de crédit précisant le montant du remboursement.
Est-il possible de contester la décision de l’URSSAF ?
Quand une société ou un auto-entrepreneur doit connaître un contrôle, les contestations, les mensonges et les évitements empêchent le déroulement correct du contrôle. Effectivement, ces barrières au contrôle se caractérisent par des oublis, des omissions ou des actions dans le but de stopper le contrôle ou d’enrayer son fonctionnement. Si tel est le cas, l’entrepreneur cotisant s’expose à des sanctions financières (sous forme de pénalités).
Néanmoins, il est possible que le professionnel n’accepte pas de donner l’accès à ses appareils informatiques. Il peut en faire la demande, via voie écrite, sous une durée de quinze jours à la suite de la réception de l’avis du contrôle URSSAF. Il doit donner une alternative. Par contre, l’employeur ne peut pas faire opposition à l’agent de contrôle si ce dernier désire interroger ses employés.
Les précautions à prendre pour anticiper les contrôles de l’URSSAF
Voici plusieurs recommandations à respecter pour qu’un éventuel contrôle se passe parfaitement :
- Pensez à déclarer votre CA le plus tôt possible en étant le plus rigoureux possible (vous pouvez faire appel à un comptable ou utiliser un logiciel de gestion/comptabilité) ;
- Veillez à respecter les délais ;
- Gardez vos documents justificatifs.
En tant que micro-entreprise, vos obligations fiscales sont allégées. Cela veut dire qu’il faut tenir un livre des recettes (intégrant la totalité de vos encaissements) et un registre des achats (exposant vos dépenses), concevoir des factures et devis respectant la législation en vigueur (comportant la date et le numéro du justificatif, les renseignements de votre entreprise, les moyens de contacter le client …)
Créer sa micro-entreprise et devenir auto-entrepreneur ne doit pas se faire sur un coup de tête. En effet, être micro-entrepreneur implique de gérer sa comptabilité. Ainsi, avant de monter votre auto-entreprise, préparez-vous et soyez le plus rigoureux possible car le contrôle de l’URSSAF peut arriver à tout moment.
