Quelle est la durée de conservation des documents et des fichiers ? Contrats, factures, livre comptable et statuts : découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.
Le délai de conservation pour les documents civils et commerciaux
Les contrats finalisés par rapport à une relation commerciale, les fichiers bancaires et ceux définis pour transporter des marchandises doivent être gardés durant cinq ans. Pour les déclarations en douane, la conservation est de trois ans.
Les fichiers de type factures clients ou fournisseurs, les contrats finalisés via le web (messageries, partage de fichiers, autres solutions électroniques) ainsi que les correspondances commerciales (bons de commande ou de livraison) doivent quant à eux être gardés dix ans.
Le délai de conservation pour les documents comptables
Voici les genres de documents et leur temps de conservation associé :
- Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. : dix ans dès l’arrêt de l’exercice ;
- Eléments, documents et pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. : dix ans dès l’arrêt de l’exercice.
Point important : quand la réception de ces éléments s’effectue sur le web, ces derniers doivent être gardés durant six ans à partir de la date de la dernière action comptable effectuée.
Le délai de conservation pour les documents fiscaux
La conservation des livres, registres, documents ou éléments sur lesquels peuvent être mis en oeuvre les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration est de six ans.
Cette durée débute dès :
- La dernière opération fiscale effectuée et indiquée sur les livres ou registres ;
- Ou l’instant auquel les fichiers, documents ou pièces ont été conçus.
Exemple : les éléments par rapport aux revenus de 2016, dont la déclaration a été faite en 2017, doivent être gardés jusqu’au terme de l’année 2022.
Pour l’IR, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), ceux non commerciaux (BNC) et ceux agricoles (BA) en régime réel, les impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée, les impôts directs locaux (taxes foncières …), la cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE, la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises, les taxes sur le chiffre d’affaires (comme la TVA), la durée de conservation est de dix ans.
Point important : les durées sont amenées à dix ans s’il y a activité non autorisée. Voici les situations les plus rencontrées : pas de déclaration, travail dissimulé, activité illicite et fraude fiscale (consiste à échapper ou essayer d’échapper à l’impôt via n’importe quelle option).
Le délai de conservation pour les documents sociaux
Un écrit instaure une obligation de conservation des documents de paie et de gestion du personnel (registre, déclarations, dossiers, etc.) correspondant à une durée minimale.
En outre, les fichiers ou éléments justificatifs permettant de définir l’assiette ou d’effectuer le contrôle des cotisations et contributions de sécurité sociale doivent être gardés durant six ans (c’est le minimum). Cette durée débute dès l’instant où les documents, fichiers et éléments ont été conçus ou réceptionnés.
La prescription des actions par rapport à l’exécution du contrat de travail s’effectue, en règle générale, par tranche de deux ans. Néanmoins, celle sur la rupture du contrat de travail se fait par une année (douze mois). Toutefois, le code du travail prévoit plusieurs exceptions modifiant ce délai. Voici quelques exemples connus : action en réparation d’un dommage corporel (durée de dix ans), une discrimination ou un harcèlement (durée de cinq ans).
Le délai de conservation pour les documents RH
Dans une société, les fichiers RH (ressources humaines) représentent un aspect essentiel du bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, pour que les activités du groupe se déroulent de la meilleure manière possible, une gestion documentaire sans faille est nécessaire.
Néanmoins, ces éléments administratifs et toute cette paperasse possèdent une valeur juridique et doivent être utiles en tant que preuve s’il y a survenue d’un conflit avec un salarié (licenciement) ou d’un contrôle de l’inspection du travail. Ainsi, il est primordial de prendre en compte le délai légal de conservation des fichiers RH.
Pour respecter la loi, voici les durées de ces documents selon leur type :
- Conservation durant au moins cinq ans : fiches de paie, registre unique du personnel (pendant la totalité du salariat, et ensuite durant les cinq ans à la suite du départ), contrats de travail et avenants, observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT, déclarations d’accident du travail et la totalité des éléments liés au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite. Le CHSCT est un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
- Conservation durant au moins trois ans : documents en lien avec les charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les employés sous forfait).
- À conserver durant au moins un an : comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de la totalité des employés. Pour rappel, une astreinte est une période pendant laquelle l’employé doit pouvoir agir pour effectuer un travail pour sa société.
- À conserver durant un temps illimité : documents en lien avec la carrière des salariés, dont les relevés de salaires annuels ou heures CPF (compte personnel de formation).
Créer sa micro-entreprise et devenir auto-entrepreneur en France implique de vous renseigner sur le statut avant de vous lancer. Être micro-entrepreneur nécessite de s’occuper de l’aspect comptable et de la gestion de votre entreprise. Ainsi, avant de monter votre auto-entreprise, il faut connaître les délais de conservation des documents pour ne pas vous faire piéger !
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