Vous êtes sur le point de commencer une nouvelle collaboration avec un nouvel employé ? Félicitations ! Bien que vous soyez certainement impatient de commencer ce nouveau chapitre, il y a quelques documents administratifs à fournir à l’employeur et d’autres que ce dernier doit fournir avant le premier jour de travail. Ne vous inquiétez pas, nous avons dressé une liste des documents nécessaires pour faciliter l’embauche.
En se basant sur la législation française actuelle, l’employeur a besoin de certains documents pour finaliser le contrat de travail. Cela inclut des pièces d’identité, des relevés de notes et des certificats de formation qui prouvent l’éligibilité et les qualifications pour le poste. Fournir ces documents à l’avance permettra à l’employé de commencer son nouvel emploi sans accroc et de se concentrer sur son intégration dans l’entreprise.
Quelles sont les formalités obligatoires à l’embauche ?
En tant qu’employeur ou gestionnaire des ressources humaines, vous devez effectuer certaines démarches administratives au moment d’embaucher un nouveau salarié. Il est important de bien les connaître afin d’éviter tout problème juridique ultérieur.
Déclaration d’embauche à l’URSAAF : Déclaration Préalable à l’embauche (DPAE)
Tout d’abord, vous devez déclarer le salarié auprès de l’URSSAF et des caisses de retraite complémentaire. Cette déclaration permet l’immatriculation du salarié et l’ouverture de ses droits sociaux. L’employeur doit adresser sa déclaration d’embauche à l’URSSAF dans les 8 jours suivant l’embauche du salarié. Cette formalité permet à l’URSSAF d’enregistrer le nouveau salarié et de calculer les cotisations d’assurances sociales dues par l’employeur. Une fois les différentes formalités accomplies, le salarié peut commencer à travailler au sein de l’entreprise. L’employeur devra ensuite s’acquitter mensuellement des cotisations sociales dues pour ce salarié.
Etablissement d’un contrat de travail
Il faut également établir un contrat de travail écrit, précisant notamment le poste occupé, la date d’embauche, le salaire et les horaires de travail. Ce contrat permet de formaliser la relation de travail et de sécuriser la situation de l’employeur comme du salarié. L’employeur fournit une copie de ce document au nouveau collaborateur et en garde au moins une copie pour ses archives. Le contrat de travail définit les conditions dans lesquelles le salarié va exercer son activité au sein de l’entreprise. Il précise notamment la nature du contrat (CDI, CDD, etc.), la durée du travail, etc. Le contrat de travail doit être signé au plus tard le jour de la prise de poste effective du salarié.
Inscription au registre unique du personnel
Enfin, vous devez inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, qui recense l’ensemble des salariés de l’entreprise. Ces démarches sont obligatoires et doivent être effectuées dans les délais légaux pour garantir une embauche réussie. Voici un outil pour gérer le dossier RH de vos collaborateurs (données RH…).
Les documents d’identité du nouvel employé à fournir lors de l’embauche
Lors de l’embauche, l’employeur demandera de fournir certains documents pour finaliser le contrat de travail. Voici la liste complète des documents d’identité à fournir:
- Une pièce d’identité en cours de validité : Fournir soit la carte nationale d’identité (CNI), soit son passeport biométrique ou électronique. Le permis de conduire n’est pas accepté.
- Un justificatif de domicile de moins de 3 mois : Fournir une facture récente d’électricité, de gaz, d’internet ou de téléphone fixe. Les abonnements de téléphonie mobile ne sont pas acceptés.
- Un relevé d’identité bancaire : Fournir un RIB correspondant au compte bancaire sur lequel le salaire sera versé. Assurez-vous que le RIB soit au même nom et prénom que la pièce d’identité.
- La copie de vos diplômes et certifications : Fournir la copie des diplômes, certificats et justificatifs de formation en rapport avec le poste occupé. Ces documents permettront à l’employeur de vérifier le parcours de formation de son nouvel employé.
Avec ces documents en sa possession lors de son embauche, le nouvel employé pourra signer sereinement son contrat de travail et débuter son nouvel emploi dans les meilleures conditions.
Liste des documents à fournir par l’employeur lors de l’embauche d’un salarié
Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, l’entreprise a l’obligation de fournir certains documents pour officialiser le contrat de travail.
Premièrement, l’employeur doit remettre une copie du contrat de travail au salarié. Ce document juridique définit les conditions d’emploi, comme la nature du poste, la rémunération, la durée du travail, etc. Il est recommandé que l’employeur conserve un exemplaire signé dans ses archives.
Deuxièmement, l’employeur doit donner une attestation d’assurance chômage qui prouve que le salarié sera couvert en cas de perte d’emploi. Cette attestation est fournie par l’organisme de l’assurance chômage.
Troisièmement, l’employeur remet une déclaration préalable à l’embauche à la caisse primaire d’assurance maladie afin d’affilier le salarié au régime de sécurité sociale.
Autres documents à fournir par le nouveau collaborateur
A la demande de son employeur, le nouvel employé peut également fournir diverses autres informations dont des justificatifs de domicile.
Justificatifs de domicile
- Un bail de location de son logement, s’il est locataire. Ce document prouve qu’il occupe le logement de façon durable.
- Une quittance de loyer, s’il est locataire. Elle doit dater de moins de 3 mois.
- Un titre de propriété, s’il est propriétaire.
- Une attestation d’assurance habitation. Elle doit être récente et mentionner son adresse actuelle.
Informations personnelles du nouveau collaborateur
- Livret de famille : Si le salarié est marié ou a des enfants, une copie de son livret de famille peut être demandée. Cela permet à l’employeur d’ajuster certains avantages sociaux en fonction de la situation familiale du salarié.
- Titre de séjour : Pour les salariés étrangers, la copie d’un titre de séjour valide en France doit être fournie. Le type de titre de séjour dépendra du statut du salarié (ressortissant UE, résident longue durée, etc.). C’est une obligation légale pour tout employeur d’embaucher uniquement des salariés disposant des autorisations nécessaires pour travailler en France.
- Certificat de travail : Le salarié doit fournir un certificat de travail pour justifier son expérience professionnelle. Ce document est généralement rédigé par les anciens employeurs et précise les dates d’emploi, les postes occupés et les principales missions réalisées. Il permet à l’employeur d’avoir une meilleure compréhension du parcours professionnel du candidat.
Conclusion
Pour l’employeur, embaucher un nouveau salarié implique plusieurs formalités administratives à remplir. Bien que cela puisse sembler fastidieux, ces démarches sont nécessaires pour vous assurer d’être en conformité avec la législation en vigueur. En prenant le temps de bien comprendre vos obligations et en vous faisant accompagner si besoin, vous limitez les risques d’erreurs et de sanctions. L’arrivée d’un nouveau collaborateur est une étape importante, aussi bien pour vous en tant qu’employeur que pour le salarié. Veillez donc à ce que son intégration se passe dans les meilleures conditions, en ayant accompli toutes les formalités requises. Ainsi, vous partez sur des bases saines et serez en mesure de vous consacrer pleinement à sa formation et à sa montée en compétences.
