Organiser une petite équipe sans Excel ni WhatsApp : comment mettre en place un agenda partagé

Si vous travaillez en entreprise, vous connaissez probablement le fichier Excel que personne ne prend la peine de mettre à jour ou le groupe WhatsApp sur lequel les infos importantes finissent par se perdre au milieu de nombreux messages. Résultat : on se retrouve à commettre des erreurs comme les doubles réservations qui auraient pu être évitées avec de meilleurs outils. On va voir dans les lignes qui vont suivre que la mise en place d'un agenda partagé permet de régler la plupart de ces soucis.

Ce qu’un agenda partagé change concrètement au quotidien

Avant de vous expliquer comment installer et configurer un agenda partagé, voyons en détail ce qu'il apporte au quotidien. Déjà, il met fin à la question “qui est disponible à telle ou telle date ?”. En effet, tout est réuni au même endroit et accessible en un coup d'oeil : les rendez-vous clients, les interventions, les réunions, les absences… À la moindre modification, la mise à jour s'effectue en temps réel : fini les infos périmées qui sont source d'erreur !

De fait, les doubles réservations disparaissent puisqu'un créneau occupé est visible par tous avant d'être promis à un client. Enfin, les congés et absences se voient à l’avance, ce qui permet d'organiser les remplacements de façon plus fluide.

Comment mettre en place l’agenda partagé en une heure ?

Créer le calendrier et inviter l’équipe

Commencez par créer un calendrier unique avec un nom explicite comme “planning équipe”. Vous pouvez modifier les couleurs à votre guise et ajouter des catégories : rendez-vous clients, interventions, réunions… Une fois qu'il y a l'essentiel, invitez chaque collaborateur par email ou en leur envoyant un lien à chacun. Vous pouvez en profiter pour saisir les évènements dont vous avez connaissance pour les deux prochaines semaines.

Définir qui peut modifier quoi

Avant de demander à vos collaborateurs de compléter l'agenda partagé, il faut déterminer qui peut modifier quoi. Tout le monde n'a effectivement pas besoin d'avoir les mêmes droits. En général, le dirigeant et un responsable désigné peuvent tout modifier (même les catégories), tandis que les autres peuvent juste ajouter leurs propres évènements. Enfin, concernant les prestataires et intervenants occasionnels, seul un droit de consultation (lecture seule) leur est octroyé.

Synchroniser avec les agendas personnels

Dernière étape importante : la synchronisation avec les agendas personnels de chaque collaborateur. C'est-à-dire Google Agenda, Apple Calendar, Outlook… Ils pourront alors voir de leur côté leurs rendez-vous professionnels à côté de leurs engagements personnels. Plus besoin alors d'aller consulter directement le calendrier partagé, ce qui est parfait pour éviter les oublis !

Les critères pour choisir le bon outil

Il existe à ce jour plusieurs outils à l'instar de l'agenda partagé Joynit qui est très populaire auprès des petites entreprises. Mais plutôt que de vous conseiller une solution en particulier, intéressons-nous aux critères à avoir en tête lors du choix :

• La simplicité d'utilisation : un agenda partagé doit être compréhensible tout de suite, ce qui implique un nombre de menus limité. Ainsi, un nouveau collaborateur pourra utiliser l'outil sans formation.
• L'accessibilité sur mobile : comme nous avons tous un smartphone aujourd'hui, mieux vaut que l'interface soit prévue pour les petits écrans.
• La compatibilité avec toutes les adresses mail et les agendas personnels les plus populaires : pas besoin alors de demander au collaborateur de modifier ses habitudes.
• Un tarif adapté aux petites structures avec notamment la présence d'une offre gratuite permanente.

Évidemment, vous pouvez aussi consulter les avis Google de l'outil qui vous intéresse : si ça note est supérieure à 4,5/5, c'est que c'est plutôt bon signe !

Conclusion

Comme nous l'avons souligné dans cet article, passer d'Excel ou de WhatsApp à un agenda partagé est souhaitable pour une meilleure organisation, d'autant plus que la mise en place ne prend pas plus d'une heure. Mais d'une manière générale, on peut dire que les outils collaboratifs qui utilisent le cloud sont intéressants pour les TPE/PME qui souhaitent faciliter la gestion des projets ou bien la communication.